Técnica Pomodoro

pomodoro

Olá leitores! Vamos dar continuidade à série Produtividade, conforme prometi. Esse será o segundo artigo e falaremos da Técnica Pomodoro.

No primeiro artigo listei práticas essenciais para vocês começarem a pensar em produtividade e se prepararem para utilizar qualquer técnica ou metodologia que seja. Se você não leu aconselho fortemente que o faça clicando aqui.

Esta técnica foi criada por um italiano, chamado Francesco Cirillo no final dos anos 80 e tem esse nome porque o timer(cronômetro) utilizado para aplicação da técnica era no formato de tomate que é chamado de Pomodoro em italiano. Cirillo criou a técnica porque queria uma forma de melhorar seus estudos.

A técnica é muito simples, se baseia em você utilizar blocos de tempos chamados de pomodoro para executar suas tarefas. Cada pomodoro tem 25 minutos e você deve esquecer do mundo nesses 25 minutos e estar focado em determinada tarefa. No final de cada pomodoro faça um descanso de 3 a 5 minutos. A cada 4 pomodori – plural de pomodoro – você faz uma pausa mais longa, de 30 minutos.

O objetivo é te deixar capaz de gerenciar seu tempo, melhorar sua produtividade com o aumento de foco e concentração. A técnica tem como fundamento a ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental.

Na prática:

  • Planeje seu dia, crie uma lista das tarefas a serem executadas, nessa mesma lista deixe espaço para “tarefas não planejadas”;
  • Programe seu timer para 25 minutos;
  • Execute a tarefa escolhida como se não existisse mais nada a sua volta até o timer tocar.

Você deve trabalhar em sua tarefa até que o alarme toque. Mesmo se não a concluiu pare, marque um X na frente da tarefa, esse X serve para contar a quantidade de pomodori foi necessário para concluir aquela tarefa.

Você deve evitar qualquer tipo de interrupções, tanto as internas como as externas. As internas acontecem quando nós mesmos nos interrompemos, lembramos de algo, sentimos sede ou fome, etc. Já as externas acontecem quando outras pessoas nos atrapalham, seja o colega de trabalho, o telefone, algum e-mail novo, etc.

Quando acontecer alguma interrupção interna, como por exemplo lembrar de ligar para alguém,  marque isso rapidamente na lista das tarefas não planejadas e na frente da tarefa que está trabalhando faça um apóstrofo ( ‘ ). Faça isso todas as vezes que houver uma interrupção interna que não faça você parar o pomodoro. Se for preciso parar no meio do pomodoro ele deve ser dado como nulo. Faça os seus 5 minutos de descanso e volte para sua tarefa em um pomodoro novo.

Quanto às interrupções externas, é preciso gerenciá-las, acostumar seus colegas de trabalho a esperarem o fim do seu pomodoro, desligar notificações no seu celular e computador. Você também  deve marcar cada interrupção externa, porém dessa vez você marcará um hífen (-) na frente da tarefa.

Essas marcações servem para você ir se conhecendo melhor, saber quantos pomodori demorou em cada tipo de tarefa e saber quantas interrupções você teve, sendo internas e externas.

Conforme for evoluindo na utilização da técnica você utiliza essas métricas para ir melhorando cada vez mais, diminuindo interrupções, definindo a quantidade de pomodoro para cada tarefa, etc..

Não se esqueça: quando terminar uma tarefa, você deve riscá-la da sua lista de pendências.

Veja um exemplo de lista de tarefas com as marcações. Lembrando que você pode utilizar, apps, planilhas, papel, o que quiser.

produtividade - tarefas pomodoro

 

É bem simples, mas algumas regras devem ser observadas:

  • Um Pomodoro não pode, de forma alguma, ter mais nem menos que 25 minutos! Mesmo se você achar que levará apenas mais 2 minutos para finalizar a tarefa, você deve parar, fazer o descanso e voltar no próximo pomodoro. E o que faz com o tempo restante? Revise a tarefa até dar o tempo do pomodoro.
  • Só pode realizar uma tarefa por pomodoro.
  • Se for preciso uma interrupção o pomodoro deve ser anulado. É como se ele nunca tivesse começado. Faça os 5 minutos de descanso e retome para a tarefa em um pomodoro novo.

Minha opinião? Vou tentar ser breve, pois daria mais um artigo. Após algumas tentativas, percebi que em virtude do tipo das tarefas que desenvolvo e da forma e das condições que trabalho a técnica não é tão eficaz para mim. Não consigo estar no meio de algo e parar, eu prefiro continuar focado mais 30 minutos, se for o caso e terminar a tarefa. Mas aí vai de pessoa para pessoa e de acordo com cada tarefa. Para um advogado que elabora contratos, por exemplo, considerando que a tarefa é maçante e exige muita atenção, a pausa, mesmo na hora em que a tarefa está quase concluída, é válida e o próximo pomodoro será essencial para uma boa revisão do trabalho desenvolvido. Para um estudante também faz total sentido pausas na sua leitura, na medida em que darão maiores condições para o entendimento do conteúdo lido.

Agora, se você tem problema de concentração, acho que não custa tentar. A técnica tem seus pontos positivos, começa pelo planejamento das tarefas para o seu dia e vai até você ter métricas para se conhecer melhor e poder evoluir seus pontos fracos, conhecendo aquelas tarefas que demandaram mais tempo.

E não sejamos sistemáticos, se você achou a técnica interessante, mas não se aplica por completo à sua rotina, tente adaptá-la para sua realidade, diminua ou aumente o tempo de cada pomodoro. Seja mais flexível com a técnica, mas não com você e sua disciplina.  O mais importante: tenha foco na tarefa!!!

O fato da técnica exigir um tempo para ficar focado é ótimo! Você vai ter que ter essa disciplina em qualquer técnica que queira utilizar.

O livro que explica a técnica poderá ser encontrado  em http://pomodorotechnique.com.  

Você pode baixar também a versão traduzida, faça o download aqui.

No próximo artigo falaremos sobre GTD (Getting Things Done).

Não percam 😉 Até lá!!!

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Mario Cesar Massaro Rivera

Sócio na Amber Sistemas e fundador do blog startando-se onde fala sobre empreendedorismo, produtividade e liderança, com o objetivo de ajudar e inspirar pessoas.

Website:

  • Lorrany

    Uso essa técnica há um tempo e ela funciona muito bem para mim. Quando realizo uma tarefa muito complicada, que desgasta rapidamente uso os 25 minutos, e quando é uma tarefa mais prazerosa, um trabalho que realmente gosto de fazer ou alguma tarefa em que o corte/pausa pode atrapalhar eu uso de 40 a 50 minutos.
    Sobre as interrupções externas, nada como uma boa comunicação para resolver isso. Deixar um sinalizador, tal como a porta fechada ou um post-it, e avisar as pessoas que esse sinalizador significa não ser interrompido ajuda bastante a evitar essas interrupções.

    • Mario Cesar

      Que legal Lorrany, você adaptou a técnica para você. Obrigado por essa contribuição para os leitores do blog! 😉

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