GTD – Fazendo acontecer | Produtividade

Vamos falar de GTD – Getting Things Done.

Esse método foi criado por David Allen autor do livro que no Brasil foi traduzido com o nome “A arte de fazer acontecer”.

Como de costume, eu irei apenas apresentar o método, e tentar fazer um manual básico para você poder já começar a fazer e, caso se interesse, eu recomendo a leitura do livro para se aprofundar e ter acesso direto às dicas do autor e criador do método.

Para começar, não tem como deixar de falar em disciplina.

Papelada gtd

Sem a disciplina e a vontade de se organizar para se tornar mais produtivo nenhuma técnica servirá para você.

Se não leu o primeiro artigo da série produtividade, antes de continuar, corre lá e faça a leitura.

O melhor de qualquer método de produtividade é a organização inicial. Tem um episódio do podcast falando sobre organização, não esqueça de ouvir depois.

É o momento que você vai parar e organizar suas tarefas, organizar seus e-mail e solicitações que recebe.

Com o GTD não poderia ser diferente, o autor recomenda dedicar 2 dias para a organização.

Cuidado

Percebi que é muito comum as pessoas tentarem utilizar o GTD e perderem muito tempo na organização e se envolverem tanto com a melhor maneira de organizar, utilizando os contextos que autor fala, e se perderem do foco principal que é executar. Então, cuidado!

Vamos para um resumo das fases do GTD

1 – coletar:

Nesta fase você irá coletar todos suas pendências, tudo que deve e deseja fazer. É como se fosse um download de sua mente, para liberar espaço na sua cabeça, deixá-la livre.

Liste tudo, em qualquer ferramenta, a que te deixar mais a vontade. Essa será sua “caixa de entrada”.

Uma dica, independentemente da ferramenta que escolher, se vai ser digital ou um caderno, crie separações como por exemplo, Projetos, Aguardando, Próximas ações e Algum dia / talvez.

2 – processar:

Analisar cada tarefa e decidir a ação a ser tomada. Pensar no que vai fazer com cada uma delas. Faça algumas perguntas para cada item e dependendo da resposta já tome uma ação.

Exemplo de perguntas:

  • Esta tarefa leva menos de 2 minutos? Se sim faça agora, o autor recomenda 2 minutos, eu consideraria 5.
  • Esta tarefa pode ser divida em várias etapas ou precisa ser dividida? Se sim, jogue na lista Projetos.
  • Posso delegar essa tarefa? Se sim, não tenha dúvidas, delegue!!! E coloque na sua lista de aguardando.
  • Depende de algum fator externo, precisa esperar algo ou a decisão de alguém? Se sim, coloque na lista Aguardando e siga em frente.
  • Esta tarefa pode/precisa ser realizada tão logo quanto possível? Se sim, coloque na lista Próximas ações.
  • Esta tarefa não poderá ser feita logo em função de algum impedimento ou pode esperar para ser feito? Coloque na lista Algum dia/talvez. Eu, particularmente, não aplico o GTD, mas na minha maneira de lidar com minhas tarefas eu copiei este item e chamei de “aguarde e confie”, tudo que eu penso que seria legal ter/fazer mas não é importante nem urgente eu jogo lá, um dia eu faço.
  • Esta tarefa é um absurdo? Não tem como fazer? Se sim, arquive em algum lugar ou a delete de uma vez das suas pendências.

Obs:. Não misture compromissos com data e hora marcada, para isso utilize uma agenda. Utilize o GTD apenas para tarefas.

3 – organizar:

Isso praticamente já foi feito na etapa anterior quando classificamos cada tarefa. Assim, temos as pastas ou listas que são:

  • Próximas ações – o que já iremos sair fazendo
  • Aguardando – tudo que delegou ou precisa esperar um fator externo.
  • Projetos – aquilo que precisará de um conjunto de ações, precisará dividir em tarefas menores.
  • Algum dia/talvez – aquelas tarefas sem urgência ou que nem precisam realmente de uma execução. Coloque seus sonhos aqui e aproveite para sempre estar visualizando na etapa de revisão!
4 –  revisão:

Parte fundamental do GTD, não basta se organizar uma única vez.

Diariamente você terá solicitações e deverá seguir o fluxo de coletar e organizar. O autor recomenda fazer revisões diárias e semanais.

A diária acredito que se estiver utilizando o método automaticamente já irá fazer,  a semanal é importante para estar sempre analisando sua caixa de entrada, os itens que estão em projetos, enfim, uma revisão geral nos itens que já tinha e nos novos que foram entrando no dia a dia.

5 – fazer:

Ufa! Finalmente hein? Arregaçar as mangas e fazer!

Hora de fazer as suas tarefas. Se organize para começar tarefas que terá foco (como ter  mais foco?), energia e tempo suficientes para terminá-las.

Em março deste ano (2015) foi lançado uma nova versão do livro.

A metodologia é a mesma, o autor apenas reescreveu deixando mais fácil a leitura e interpretação. O primeiro livro continha muita informação, o que acabou dificultando para muita gente o entendimento e a aplicação da metodologia. Em outubro, ou seja agora fresquinho, foi lançado no Brasil a versão traduzida.

O primeiro livro foi lançado em 2002, eu li em 2005. O livro lançado este ano ainda não li. Mas pelas pesquisas que fiz a metodologia continua exatamente a mesma, notará apenas diferença nos nomes das fases ( capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar ), eu ainda prefiro os antigos, mas o autor deve ter mudado por alguma razão.

É isso! Se gostou e deseja se aprofundar mais na técnica, vale a pena ler o livro!

Veja também a Técnica Pomodoro, excelente para te ajudar a manter o foco nas tarefas.

Abraços!

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Mario Cesar Massaro Rivera

Sócio na Amber Sistemas e fundador do blog startando-se onde fala sobre empreendedorismo, produtividade e liderança, com o objetivo de ajudar e inspirar pessoas.

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