5 dicas para uma reunião mais produtiva

Tem percebido que suas reuniões estão desgastantes e gerando poucos resultados satisfatórios? Neste artigo você encontra 5 dicas (e outra super dica bônus) para mudar essa realidade e dar um up nos encontros! Veja:

reuniões produtivas

1. Planeje todo o andamento da reunião

Nada pior do que convocar uma reunião e não se planejar para executá-la com sucesso. Além de perder credibilidade e desperdiçar o tempo de todos, a falta de planejamento faz com que absolutamente nada seja decidido mesmo após o debate de vários tópicos.

Por isso, a primeira dica é planejar! Desde o momento de encontro até o término e despedida, planeje absolutamente tudo o que acontecerá na reunião, crie um cronograma de horários, preveja a necessidade de recursos e materiais de escritório e assim por diante.

Dependendo da reunião, pode ser que ela se inicie ou termine com um Coffee break, por exemplo. Nestes casos, também é preciso planejamento para que tudo transcorra sem erros.

2. Convoque os participantes demonstrando-lhes a importância do encontro

Há circunstâncias que exigem a participação obrigatória dos funcionários para algumas reuniões, enquanto outras são mais flexíveis. Seja qual caso for, na hora de convocar ou simplesmente convidar o outro, mostre o quanto sua presença é importante.

Esse tipo de atitude faz com que o participante compareça com mais vontade no dia e local marcado. Quanto mais interessado ele estiver, maior será o aproveitamento do encontro, seja qual for o seu objetivo.

Por isso, seja convincente desde o começo e desperte o interesse no participante mesmo que, no caso, ele já seja obrigado a comparecer.

3. Esteja sempre muito bem preparado

Para liderar uma reunião é imprescindível ter total conhecimento sobre o assunto que será abordado. Se você ainda se sente inseguro sobre os tópicos elencados para debate, invista em pesquisas e dedique-se ao aprendizado total da matéria.

É realmente importante que os participantes da reunião vejam que você tem total controle sobre o que está falando. Neste cenário é importante, inclusive, estar apto a esclarecer todas as dúvidas que possam vir a surgir.

Mostre que você é bom e que não está à frente da reunião à toa!

4. Seja direto e trate os assuntos com objetividade

Outro ponto que desmotiva muito nas reuniões é o fato de que muitos líderes não sabem tratar com objetividade o assunto que deve ser abordado.

Por exemplo, se o motivo do encontro é passar para os colaboradores informações acerca de um novo software que está sendo implantado, não há motivo para perder tempo falando de estratégias de marketing, certo?

Reserve cada reunião para um objetivo em específico ou divida um mesmo encontro em diferentes partes a fim de um melhor aproveitamento. Seja sempre direto para economizar tempo e ganhar a atenção do outro.

5. Dê espaço para ouvir os demais participantes falarem

Não seja a pessoa egoísta que só quer falar e nunca ouvir. Isso desmotiva os participantes do seu encontro.

Toda reunião deve ter um momento de abertura para que os demais possam falar, expressar suas opiniões pessoais e tirar dúvidas. Cortar esta parte do encontro traz muitos prejuízos a todos.

Para não fugir da pauta ou extrapolar o tempo, a dica é determinar um momento específico para a realização de todas as questões como, por exemplo, no fim da reunião.

Dica bônus

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Mario Cesar Massaro Rivera

Sócio na Amber Sistemas e fundador do blog startando-se onde fala sobre empreendedorismo, produtividade e liderança, com o objetivo de ajudar e inspirar pessoas.

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